NiSV-Dokumentation: Der komplette Leitfaden für Kosmetikstudios

Die Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung bei der Anwendung am Menschen – kurz NiSV – trat am 31. Dezember 2020 in Kraft; die Fachkunde- und Anwendungsvoraussetzungen sind nach Ablauf der Übergangsfristen seit Ende 2022 vollständig in Kraft. Sie regelt den Einsatz bestimmter Geräte zu kosmetischen oder sonstigen nichtmedizinischen Zwecken und soll Verbraucher vor den Risiken dieser Technologien schützen.

Der Hintergrund: Geräte wie Laser, IPL oder Hochfrequenz-Systeme können bei unsachgemäßer Anwendung erhebliche Schäden verursachen – von Verbrennungen über Narbenbildung bis hin zu dauerhaften Pigmentstörungen. Der Gesetzgeber hat daher entschieden, dass nur qualifizierte Personen diese Geräte anwenden dürfen und dass jede Anwendung dokumentiert werden muss.

Die NiSV betrifft nicht nur Kosmetikstudios, sondern alle gewerblichen Anwender – also auch Friseure mit IPL-Geräten, ärztliche Praxen mit Laser zur Tattooentfernung oder Wellness-Einrichtungen mit Hochfrequenz-Behandlungen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Gerät unter die NiSV fällt, fragen Sie beim Hersteller nach oder wenden Sie sich an Ihre zuständige Behörde.

Das Gerätebuch ist das Herzstück Ihrer NiSV-Dokumentation. Es muss für jedes einzelne Gerät geführt werden – egal ob Diodenlaser, IPL oder Hochfrequenz-System. Das Gerätebuch ist quasi der „Lebenslauf" Ihres Geräts und dokumentiert alles Wichtige von der Anschaffung bis zur Entsorgung.

Bei einer Kontrolle durch die Gewerbeaufsicht ist das Gerätebuch oft das Erste, was geprüft wird. Ein vollständiges, gut gepflegtes Gerätebuch signalisiert Professionalität und erleichtert den gesamten Prüfungsverlauf erheblich.

Praxis-Tipp: Legen Sie für jedes Gerät einen eigenen Ordner oder digitalen Bereich an. So finden Sie bei einer Prüfung sofort alle relevanten Unterlagen. Bewahren Sie auch die Betriebsanleitung und Konformitätserklärung (CE) griffbereit auf.

STK steht für Sicherheitstechnische Kontrolle. Diese regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass Ihr Gerät noch einwandfrei und sicher funktioniert. Die STK ist vergleichbar mit dem TÜV für Ihr Auto – ohne gültige STK darf das Gerät nicht betrieben werden.

Die Intervalle für die STK ergeben sich aus den Herstellerangaben und können je nach Gerät unterschiedlich sein. Typisch sind Intervalle von 12 bis 24 Monaten. Manche Hersteller schreiben auch kürzere Intervalle vor, insbesondere bei intensiv genutzten Geräten.

Ein lapidares „Laserbehandlung durchgeführt" reicht in der Praxis nicht aus. Eine saubere Behandlungsdokumentation dient der rechtlichen Absicherung und der Behandlungsqualität: Bei Folgebehandlungen können Sie auf die dokumentierten Parameter zurückgreifen und die Behandlung optimieren.

Dabei lohnt eine Unterscheidung, die in der Praxis oft verwischt wird: Ein Teil der Dokumentation ist von der NiSV ausdrücklich vorgeschrieben, ein anderer ist fachlich und haftungsrechtlich geboten – aber nicht von der Verordnung gefordert.

Von der NiSV ausdrücklich verlangt

Fachlich und haftungsrechtlich empfohlen

Wichtig bei der Anamnese: Der Gesundheitszustand des Kunden kann sich zwischen den Behandlungen ändern. Fragen Sie daher vor jeder Sitzung nach Änderungen – neue Medikamente, Schwangerschaft, kürzliche Sonnenexposition oder Hautveränderungen können Kontraindikationen darstellen.

Die Behandlungsdokumentation muss über einen sehr langen Zeitraum aufbewahrt werden. Dies ergibt sich aus verschiedenen Rechtsgrundlagen – insbesondere aus dem BGB und der NiSV selbst.

Diese lange Aufbewahrungspflicht hat praktische Konsequenzen: Wenn Sie Ihr Studio aufgeben oder den Softwareanbieter wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumentation weiterhin zugänglich bleibt. Digitale Systeme sollten daher Export-Funktionen bieten.

Tipp: Erstellen Sie regelmäßig Backups Ihrer Dokumentation und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf. Bei digitalen Systemen achten Sie darauf, dass der Anbieter die Daten auch bei Vertragsende nicht einfach löscht. SkinFly bewahrt Ihre Daten automatisch 10 Jahre auf und erinnert Sie an die Löschfristen.

Seit Ende 2022 ist der Fachkundenachweis für alle Anwender verpflichtend. Die Übergangsfristen sind abgelaufen – wer heute ohne gültige Fachkunde NiSV-Geräte anwendet, handelt ordnungswidrig.

Seit dem 1. Januar 2026 kann die Fachkunde zudem nur noch mit einem Zertifikat einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle nachgewiesen werden; frühere Fachkundebescheinigungen mussten bis zum 31. Dezember 2025 umgestellt werden. Zertifikate sind fünf Jahre gültig, danach ist eine Auffrischung erforderlich.

Die erforderlichen Module hängen von den Geräten ab, die Sie einsetzen. Ein Studio mit Laser und IPL braucht das Modul „Optische Strahlung", eines mit zusätzlicher RF-Behandlung auch das Modul „Hochfrequenz".

Hinweis: Zu den genannten Fachmodulen kommt in der Regel das Grundlagenmodul (~80 UE) hinzu, sofern keine Gleichwertigkeit anerkannt ist. Die genauen Anforderungen können je nach Bundesland leicht variieren. Informieren Sie sich bei Ihrer zuständigen Behörde über die aktuellen Vorgaben. Einen ausführlichen Artikel zum Thema Fachkunde finden Sie in unserem Ratgeber zum Fachkundenachweis.

Diese Punkte führen erfahrungsgemäß häufig zu Beanstandungen durch die Gewerbeaufsicht. Vermeiden Sie diese Fehler, um Ihre Prüfung problemlos zu bestehen:

Die NiSV schreibt nicht vor, ob Sie Ihre Dokumentation digital oder auf Papier führen. Beide Varianten sind zulässig. In der Praxis hat die digitale Dokumentation jedoch erhebliche Vorteile:

Unser Rat: Wenn Sie noch auf Papier dokumentieren, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den Umstieg. Digitale Systeme wie SkinFly mit dem 7-Schritte-Wizard sind heute erschwinglich und sparen langfristig Zeit und Nerven – besonders bei Prüfungen.

Ihre NiSV-Checkliste